10 tips for å lykkes med IT-prosjektet!

1. Gjør en intern foranalyse
Forsøk å avdekke hvilke løsninger som kan gjøre forretningsprosesser i bedriften sikrere og mer effektive. Forsøk å snu en hver stein i hver eneste avdeling, slik at du får satt opp en god, foreløpig behovsbeskrivelse som kan tas opp med ledelse/styret. 

2. Analyser nåsituasjonen og definer en ønsket situasjon
Forsøke å definere en ønsket fremtid og sammenhold ønsket fremtid med nåsituasjonen. Jo større avstand det er mellom nåsituasjon og ønsket situasjon vil påvirke ressursene du trenger å beregne inn i IT prosjektet. Dette er en fase der du bør tenke stort, og eventuelt starte smått, dersom du ikke har et ubegrenset IT budsjett.  Det er uansett viktig å tenke på prioriteringer og du bør gjøre avgrensninger for å kunne lage et ”scope” som er innenfor det bedriften har ressurser til å gjennomføre i fase 1.  

3. Søk informasjon
Mange tjenesteleverandører begynner å bli flinke til å legge ut nyttig informasjon på sine hjemmesider fremfor bare intetsigende salgspropaganda. Bruk tid i denne fasen til å sondere terrenget blant IT bedrifter som forstår ditt ”scope” og som fremstår kompetente og erfarne under sonderingsmøtene.

4. Gjennomfør et forprosjekt og en workshop
Sammen med IT selskapet du velger, bør du gjennomføre en workshop med de av dine medarbeidere som blir omfattet av IT prosjektet. Hensikten med en workshop er å få kartlagt alle viktige forretningsprosesser som kan tenkes å bli påvirket av IT prosjektet. Under workshop er det viktig både å spørre og lytte, og det kan være lurt å være åpne for innspill fra IT selskapet på nye forslag til løsning og effektivisering av bedriftens forretningsprosesser, uansett hvor innarbeidet de gamle prosessene synes å være. Forsøk å tenke fremtidsrettet og helhetlig, slik at du på sikt kan innpasse den nye løsningen til også å omfatte andre prosesser og avdelinger i bedriften. 

5. Be om et grovt kostnadsoverslag
Etter en workshop utkommer det som regel en sluttrapport, hvor det også ligger et forslag til løsningsbeskrivelse fra IT selskapet. Basert på dette forslaget bør IT selskapet kunne gi deg et grovt estimat, i forhold til hvilke kostnader som forventes påløpt for prosjektet. Husk at du må gjennomgå løsningsbeskrivelsen grundig, fordi det er nemlig denne beskrivelsen som IT selskapet vil levere på. Hvis du underveis i prosjektet kommer på andre ting som ikke fremgår av løsningsbeskrivelsen, men som kunne vært fint å ha med i løsningen, så vil dette som en regel være kostnader som kommer i tillegg til det forhåndsestimerte overslaget.

6. Lisenser
Hvis systemene du går til anskaffelse av har en lisenskostnad, ta rede på om kostnadene kommer på månedlig basis eller årsbasis, og om de gjelder pr. bruker eller om én lisens holder for hele bedriften. Noen lisenser er kostbare og fullspekkede med funksjoner, men de ”lette” brukerne av systemet i organisasjonen kan ofte klare seg med enklere lisenspakker. Det kan være mye å spare på å ta en slik gjennomgang internt og fremlegge dette for leverandøren før prosjektet starter. 

7. Be om tidslinje for prosjektet
Be om å få en tidslinje for hele prosjektet, der milepæler, delleveranser og akseptanse fremkommer. Under et IT prosjekt har både kunde og leverandør viktige oppgaver og leveranser. Sørg for at du som kunde leverer i tide slik at ikke prosjektet blir forsinket på grunn av deg og din organisasjon.

8. Sørg for dokumentasjon
Når så løsningsbeskrivelsen og tilbudet synes klart, sørg for å ha alle de skriftlige formaliaene i orden, slik at det ikke blir grunnlag for noen diskusjoner knyttet til dette. Se til at det er enighet om løsningsbeskrivelse og tilbud, og vedlegg disse dokumentene i prosjektkontrakten, som signeres av begge parter. Vær en tilgjengelig prosjekteier gjennom hele prosjekter, og sørg for at all viktig korrespondanse underveis i prosjektet dokumenteres skriftlig.

9. Ikke spar på opplæringen
Det sies at et system ikke er verd mer enn personene som skal bruke det. Det er derfor viktig at organisasjonen setter av godt med ressurser til opplæring og brukeradopsjon av systemet. Ikke alle behøver å kunne alt, derfor kan avdelingsvis opplæring sørge for raskere brukeradopsjon. 

10. Tegn en supportavtale
De fleste IT bedrifter tilbyr sine kunder en supportavtale, som gir en høyere prioritet og garantert responstid ved supporthenvendelser. En slik supportavtale gir kundene en sikkerhet dersom f.eks driftsstans skulle oppstå, eller det er andre oppdrag knyttet til systemet som haster. Det ligger ofte andre fordeler inne i en slik supportavtale, som ofte brukes som en måte å knytte ens kunder litt nærmere leverandøren. Som regel hører det med et mindre månedlig avgift for å besitte en slik avtale, men til gjengjeld mottar man også ofte en bedre timepris ved support og utviklingstjenester.  Snakk med IT selskapet om en slik avtale og legg dette inn i ditt årlige driftsbudsjett for IT.

De fleste bransjer er i disse dager modne for å gjennomføre et digitaliseringsløft. Informasjonsteknologien har sørget for at svært mange forretningsprosesser kan automatiseres og effektiviseres ved hjelp av IT.

Digitalisering åpner for nye måter å løse oppgaver på, og i en stadig tilspisset konkurransesituasjon, nær sagt uavhengig av bransje, ser vi at stadig flere går igjennom en digital transformasjon. Slik vi ser dette, kan det fremover bli like lønnsomt å ta disse nye metodene i bruk som det kan være kostbart å la være.

Hvis dere går med planer om å gjennomføre et IT-prosjekt, så ta gjerne kontakt med oss. 

Lykke til!